El más evidente es que entres al despacho de algún compañero y tengas que dejar el papel que le llevabas encima de una montaña de papeles porque no queda sitio libre en la mesa. También hay una visita muy interesante: el archivo. Si al entrar miras con aprensión a los lados por miedo a que una avalancha de papeles y archivadores te sepulte entonces no hay duda de que tienen que empezar a escanear papeles.

El mayor obstáculo para instalar un sistema de gestión documental es la introducción de la información, tanto la viva, la que estamos utilizando ahora, como el archivo histórico. Es por este motivo que la obsesión de nuestro diseño es agilizar al máximo el archivo de los documentos, tanto en papel (para lo que utilizamos escáneres realmente rápidos) como luego al pasar del disco duro a nuestra base de datos (que se realiza con un simple gesto de arrastrar y soltar).

Solo hay dos tipos de empresas: las que van a instalar un sistema de gestión documental en breve, o las que ya lo han instalado. La única excepción es cuando el número de usuarios que accede a la información es reducido (menos de tres o cuatro personas) y el número de documentos que manejan es de unos pocos cientos. Aún en estos casos un sistema como el nuestro les resultaría muy útil, pero quizás no les resulte suficientemente rentable como para amortizar la inversión (aunque con la versión de alquiler la inversión inicial es prácticamente nula).